 |
5S để Tối ưu hoá Nơi làm việc trong Phòng thí nghiệm
Danh mục đánh giá 5S này cung cấp một cách có hệ thống để đánh giá chương trình 5S tại phòng thí nghiệm của bạn. Mẫu đơn giản này hướng dẫn bạn đánh giá phòng thí nghiệm theo nguyên tắc 5S. Sử dụng một chuỗi câu hỏi, biểu mẫu có tổng số điểm là 125. Phòng thí nghiệm có điểm dưới 75 cho thấy tiềm năng đáng kể cần cải tiến cách tiếp cận cho phòng thí nghiệm tinh gọn.
5S Là gì?
5S là hệ thống tối ưu hoá nơi làm việc, sử dụng phương pháp năm bước để tổ chức và duy trì nơi làm việc, các hệ thống và quy trình. Có nguồn gốc từ Nhật Bản, năm bước trong quy trình bao gồm: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng. Chương trình 5S là nơi phù hợp để bắt đầu khi áp dụng cách tiếp cận về phòng thí nghiệm tinh gọn.
5S Hỗ trợ Như thế nào?
Mục đích là để áp dụng từng bước 5S vào nơi làm việc trong phòng thí nghiệm. Việc này giúp loại bỏ mọi thứ không cần thiết, sắp xếp và dọn dẹp các vật dụng còn lại, đồng thời làm cho mọi thứ tiện sử dụng và dễ tiếp cận hơn. Các vật dụng và địa điểm cần được ghi nhãn rõ ràng và nơi làm việc cần được giữ sạch sẽ. Quan sát hoạt động công việc thực tế có thể giúp xác định tiềm năng loại bỏ sự lãng phí và đưa ra những cải tiến. Sau khi tối ưu hoá, tình trạng sẽ được duy trì bằng cách đánh giá 5S thường xuyên cho phòng thí nghiệm.
Thuật ngữ 5S | Định nghĩa | Khẩu hiệu | ||||
| 1 | Sàng lọc | Loại bỏ tất cả những vật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc | Khi nghi ngờ, hãy loại bỏ! | |||
| 2 | Sắp xếp | Tạo vị trí cụ thể cho tất cả những thứ còn lại | Mọi thứ đều có chỗ và đều ở đúng chỗ! | |||
| 3 | Sạch sẽ | Vệ sinh và kiểm tra nơi làm việc | Vệ sinh và kiểm tra! | |||
| 4 | Săn sóc | Chuẩn hoá các biện pháp thực hành tốt nhất | Đặt ra các quy tắc và nhớ tuân thủ! | |||
| 5 | Sẵn sàng | Biến 5S thành một phần của văn hoá làm việc hằng ngày. Kiểm tra thường xuyên để duy trì các tiêu chuẩn. | Biến 5S thành một phần của văn hoá làm việc hằng ngày. Kiểm tra thường xuyên để duy trì các tiêu chuẩn. | |||
Những lợi ích của việc Thực hiện 5S
Chương trình 5S mang đến những cải tiến về lợi nhuận, hiệu quả, dịch vụ và an toàn. Các nguyên tắc cơ bản thoạt nhìn có vẻ bình thường, nhưng nếu 5S được triển khai theo cách có hệ thống thì lợi ích sẽ bắt đầu tích luỹ. Một số công ty ban đầu phải đối mặt với sự phản đối từ nhân viên nhưng sau khi mỗi khu vực được tổ chức, làm sạch và tối ưu hoá theo nguyên tắc 5S, họ thường rất hài lòng. Một chiến lược 5S được quản lý tốt sẽ không chỉ góp phần loại bỏ sự lãng phí mà còn giúp cải tiến công việc hằng ngày của mỗi nhân viên.
Bao lâu thì Nên Đánh giá 5S Một lần?
- Sau khi dự án 5S được triển khai lần đầu, cần thực hiện đánh giá 5S hằng tháng.
- Khi 5S đã được thiết lập tốt, chỉ cần đánh giá 5S sáu tháng một lần.
- Nếu việc đánh giá 5S không được thực hiện thì chương trình 5S sẽ không thành công. Bằng chứng cho thấy rằng trong vòng 3-6 tháng, phòng thí nghiệm sẽ trở lại trạng thái như trước khi dự án 5S bắt đầu. Thật không may, phòng thí nghiệm sẽ phải bắt đầu lại từ đầu để tái triển khai các nguyên tắc 5S. Phải thực hiện thường xuyên để duy trì hiệu quả!
Thực hiện đánh giá thường xuyên bằng danh mục đánh giá 5S tại phòng thí nghiệm để duy trì chương trình 5S, như một phần của quy trình cải tiến liên tục (CIP).
5S Bao gồm Những gì?
Quy trình 5S bao gồm năm bước, được thể hiện thành một vòng tròn để tượng trưng cho quy trình “cải tiến liên tục”. Năm bước “S” là:
1. Sàng lọc (Seiri)
Loại bỏ tất cả những vật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.
Sắp xếp, sạch sẽ, khai báo và phân loại.
Thêm thông tin về SÀNG LỌC
Phương pháp 5S bắt đầu với bước “sàng lọc”, nghĩa là sắp xếp tất cả các vật dụng trong khu vực làm việc tại phòng thí nghiệm để xác định những gì cần thiết và không cần thiết. Điều này cho phép loại bỏ các vật dụng không mong muốn và lộn xộn, chỉ để lại các công cụ, thiết bị, linh kiện, dụng cụ và máy móc cần thiết hằng ngày.
Nếu vùng lân cận nơi làm việc chỉ có các vật dụng cần thiết thì sẽ tốn ít không gian hơn, mọi thứ đều ở trong tầm tay và việc vệ sinh trở nên dễ dàng hơn. Để đạt được điều này, mọi người phải đồng ý loại bỏ các vật dụng không cần thiết.
Hệ thống thẻ màu có thể sẽ giúp bạn phân loại từng vật phẩm trong quá trình sàng lọc:
| Đỏ: | Vật dụng này chắc chắn không cần thiết. | |
| Vàng | Chưa chắc chắn có nên bỏ vật dụng này (bỏ ra chỗ khác hoặc bỏ đi) hay không. | |
| Xanh lá | Vật dụng này được sử dụng thường xuyên. Giữ ở nơi làm việc hoặc đặt trở lại trong ngăn kéo. | |
Mẹo:
1. Kiểm tra mọi khu vực của phòng thí nghiệm
2. Nhìn vào tủ, dưới các băng ghế, bên trong tủ an toàn (hãy cẩn thận!)
3. Loại bỏ tất cả các vật dụng không cần thiết (thiết bị, dụng cụ, máy móc, hoá chất, dung môi, v.v.).
4. Nếu các vật dụng rõ ràng là phế liệu, hãy vứt luôn
5. Những vật dụng lớn (đồ nội thất, dụng cụ, v.v.) đã xác định là cần loại bỏ có thể được gắn thẻ màu vàng hoặc đỏ để tất cả nhân viên có cơ hội nêu rõ yêu cầu của họ hoặc để ngăn chặn việc loại bỏ. Cách nêu ý kiến trực tiếp đơn giản này là lý tưởng cho các tổ chức lớn.
2. Sắp xếp (Seiton)
Tạo vị trí cụ thể cho mọi thứ còn lại.
Mọi thứ đều có chỗ và đều ở đúng chỗ!
Xem thêm thông tin về SẮP XẾP
“Sắp xếp” nghĩa là sắp xếp tất cả các vật dụng còn lại sao cho dễ tìm và theo thứ tự hợp lý liên quan đến quy trình làm việc. Nơi làm việc cần được sắp xếp gọn gàng để mọi vật dụng đều có vị trí riêng và được đặt trở lại vị trí này sau mỗi lần sử dụng, giúp dễ dàng xác định nếu thiếu thứ gì đó. Điều này áp dụng cho các thiết bị phân tích, đồ thuỷ tinh, găng tay, pipet, ống, dây cáp mạng, hoá chất, dung môi, vật tư tiêu hao, v.v.
Trong môi trường sản xuất, dấu sàn (đường màu vàng) thường được sử dụng để chỉ khu vực dành riêng cho xe đẩy khi không sử dụng. Nguyên tắc này cũng có thể được áp dụng trong phòng thí nghiệm để chỉ ra vị trí chính xác của thiết bị trên bàn làm việc, để đảm bảo rằng các công cụ phù hợp luôn sẵn sàng. Mặc dù có vẻ kỳ lạ nhưng sự tổ chức rõ ràng có thể được nhìn thấy ngay và hiệu quả tăng lên có thể đo lường được.
Mẹo:
1. Cố gắng loại bỏ sự không hiệu quả theo 8 sự lãng phí của quản lý tinh gọn.
2. Sử dụng “sơ đồ spaghetti” hoặc bản vẽ đơn giản của nơi làm việc hoặc sơ đồ với các nhãn ghi chú cá nhân.
3. Bố trí các vật dụng để tối ưu hoá sự tiện lợi của nơi làm việc trong phòng thí nghiệm.
4. Sử dụng bảng đặt công cụ, ghi nhãn rõ ràng, đánh dấu trên sàn và đánh dấu bằng màu khác để thấy rõ từng bước.
5. Đảm bảo mỗi trạm làm việc đều có thể tiếp cận từ phía sau.
6. Đặt một hình ảnh hoặc đính danh sách trên mỗi ngăn kéo và tủ để cho biết bên trong có gì.
3. Sạch sẽ (Seiso)
Vệ sinh và kiểm tra nơi làm việc.
Điều này giúp dễ dàng xác định vấn đề hơn.
Xem thêm thông tin về SẠCH SẼ
Bước “sạch sẽ” nghĩa là tạo ra một nơi làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Mục đích không phải là làm cho khu vực làm việc trông đẹp hơn, mà là để dễ thấy bất kỳ vấn đề hoặc thiết bị nào bị trục trặc (ví dụ như rò rỉ) trong quá trình kiểm tra bằng mắt.
Mẹo:
1. Thiết bị và dụng cụ cần được làm sạch, kiểm tra và bảo trì
2. Đồ thuỷ tinh trong phòng thí nghiệm cần sạch sẽ và trong tình trạng tốt
3. Sử dụng chất liệu vệ sinh phù hợp, làm sạch mọi bề mặt và góc kín
4. Nên lên lịch vệ sinh, nêu rõ những gì cần làm, khi nào, như thế nào và ai làm
5. Hoá chất vệ sinh phải luôn có sẵn
4. Săn sóc (Seiketsu)
Tiêu chuẩn hoá các biện pháp thực hành tốt nhất tại nơi làm việc.
Đặt ra các quy tắc và tuân thủ.
Xem thêm thông tin về SĂN SÓC
Mục đích của bước này là tiêu chuẩn hoá 3 bước đầu tiên, tức là triển khai các cách làm tốt nhất bằng cách áp dụng màu đánh dấu chung, ghi nhãn nhất quán hoặc các quy trình làm việc chuẩn. Mọi khu vực làm việc cho một công việc cụ thể cần phải giống nhau. Tất cả các nhân viên làm cùng một công việc sẽ có thể làm việc ở bất kỳ khu vực nào với các dụng cụ giống nhau ở cùng một vị trí trong mọi khu vực. Các quy trình tiêu chuẩn hoá, được áp dụng trên toàn công ty, nhân viên có thể thích nghi nhanh chóng với bất kỳ khu vực làm việc nào và giảm chi phí đào tạo đáng kể.
Mẹo:
1. Thiết kế tài liệu hướng dẫn chuyên nghiệp, chẳng hạn như quy trình thao tác chuẩn (SOP)
2. Sử dụng màu đánh dấu chuyên biệt cho các loại tài liệu
3. Xem việc vệ sinh và cân bằng thiết bị cân là một phần của SOP hằng ngày
4. Chuẩn hoá nơi làm việc bằng việc ghi nhận lại thông tin mọi người khi vào phòng thí nghiệm
5. Sẵn sàng (Shitsuke)
Xem 5S là một phần của công việc hằng ngày để tạo lập thói quen.
Đánh giá 5S thường xuyên để duy trì các tiêu chuẩn và đo lường sự tiến bộ.
"Đừng quay lại thói quen cũ"
Xem thêm thông tin về SẴN SÀNG
Trong bước “Sẵn sàng”, mục tiêu là cố gắng duy trì sự tập trung vào cách tiếp cận 5S và tích hợp thành một phần của văn hoá công ty, để tránh dần quay lại những cách cũ. Cần đánh giá 5S thường xuyên để duy trì các tiêu chuẩn và đo lường sự tiến bộ.
Tất cả các thay đổi và cải tiến cần phải bền vững, yêu cầu mỗi nhân viên phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc duy trì tiêu chuẩn hiệu suất. Khi đã đạt được 4 bước đầu tiên, cần được duy trì đúng cách để quy trình này trở thành phương thức hoạt động mới. Tuy nhiên, điều này thường đòi hỏi phải điều chỉnh thói quen cá nhân để đáp ứng các quy tắc kaizen. Nếu không có sự góp sức của các nhân viên có động lực và được huấn luyện thích hợp, điều này sẽ không thể xảy ra.
Các mẹo để biến 5S thành một phần của công việc hằng ngày:
1. Dựng các biển báo và áp phích để nhắc nhở về 5S
2. Dựng một bảng phác hoạ 5S thể hiện “trước” và “sau” 5S
3. Đánh giá hiệu suất định kỳ, bao gồm cả yếu tố 5S
4. Thực hiện đánh giá 5S để rà soát, đo lường và thực thi các nguyên tắc 5S
5. Tạo một kế hoạch hành động sau mỗi lần đánh giá 5S để giải quyết bất kỳ vấn đề nào
Bước này có thể khó đạt được vì nó đòi hỏi thay đổi hành vi và luôn có động lực.
Cần Bao lâu để Thực hiện 5S?
- Dành 1-2 tháng để giải quyết từng bước trong ba bước S đầu tiên.
- Dự tính rằng một phòng thí nghiệm cụ thể có thể tạm ngưng trong ½ - 1 ngày, khi thực hiện bước “Sàng lọc” tại khu vực đó.
- Có thể mất 1 – 3 năm để đạt được phòng thí nghiệm tối ưu về 5S.
- Nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc vượt qua chữ S thứ ba, nhưng mục tiêu 5S là có thể đạt được.
